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一個成功的人,他一定懂得不斷加強自己的時間管理,時間管理的最終目的是減少不必要的浪費,用有限的時間創造更大的價值。之所以要加強時間管理的能力,因為時間這筆很大的財富具有自身的特殊性。

一是時間供給的毫無彈性,每個人每天擁有的是定量的,都是24小時,在任何情況下既不會增加也不回減少,當然也不能提前透支。二是無法儲蓄性,時間是無形的,不像人力、財力、物力和技術可以儲蓄儲藏,不論你怎麼看待時間,你唯一能做的就是消費時間,或者用在最有意義的事情上面,或者虛度光陰,所以我們無法節流。三是時間的無法取代性,任何一項活動的開展,都必須以時間為基本前提,沒有時間任何活動的開展只能是空談,所以時間是任何活動所不可缺少的基本資源,因此,時間是無法取代的。四是時間無法失而復得,時間無法象失物一樣失而復得,它一但喪失,則會永遠喪失,你唯一能做的就是提高後面時間的利用率,但是你失去的那部分時間已經永遠無法補回,所以時間具有無法失而復得的性質。

 

鑒於時間的上述四項特殊性,做好時間管理要遵守以下六項基本原則:

(一)明確目標

制定目標之後,奮鬥才有方向,有方向了才能做到有的放矢,避免盲目從眾,減少不必要的浪費。同時,當我們制定明確的目標之後,才能給我們帶來挑戰,才能刺激我們激流而上。

在制定目標的過程中,需要注意下面五個特徵:1、具體而非模糊,制定目標一定要具體,不能出現模糊概念,比如說做一個成功的人,成功的界定有很多種,且因人而異,所以要通過具體的量化來界定自己做到什麼程度才算是成功。2、可衡量的,目標制定後應該有一個標準來完成目標完成的情況,目標越明確就越能提供衡量的標準,而這種衡量在一定程度上又督促了目標的順利完成。3、可實現的,目標不能過高,要符合自身實際狀況,過高不容易實現,過低又不具有挑戰性。4、相關的,目標的制定應該緊扣自己的工作和生活,當目標和現實狀況差距太遠而沒有相關性時,最終難以實現。5、基於時間,目標的制定應該考慮時間的限定,沒有時間結點的目標是遙遙無期的,同樣是難以實現的。

 

(二)開展工作的計劃性和組織性

將制定的目標分解成實際的工作計劃,採取適當的步驟和方法,最終取得好的效果。計劃往往要在工作正式開展事前就要清晰,要實現什麼樣的目標,完成計劃的各種途徑,最佳的完成方式,如何更加細緻的劃分時間結點,採取什麼樣的檢查方式,出現預料之外的情況採取什麼樣的措施,這些都是一個完整計劃應該包括的。

計劃成熟之後,就需要採取行動了,有了行動的計劃才是了不起的,才能夠將目標變為現實,同樣,你在完成計劃的過程中,需要遵守一定的原則,落實計划不能打折扣,要通過百分之百的努力來完成你的計劃,有的時候需要更多的努力來實現,對計劃中出現的困難要及時評估,並做好調整,有效應對困難。

 

(三)分清輕重緩急

時間管理的一個重要原則是要分清哪些工作需要最先完成,那些工作需要放到後面的時間中去完成,有效利用時間要求將時間最先用在那些緊急而重要的工作上面,其次用來完成重要而不緊急的工作,然後用來完成緊急不重要的工作,最後才完成不緊急不重要的工作。

判定一件工作是否緊急或重要的依據是工作本身的重要程度,所謂重要程度是指對於實現目標的貢獻的大小。在考慮工作完成的先後順序時,應先考慮工作的輕重,再考慮事情的緊急程度。

當我們明白了這些的時候,如何區分工作的緊急和重要呢?主要從下面幾點提供參考,重要緊急的工作一般是客戶的應付、必須準時完成的工作等,重要不緊急工作如長期規劃、戰略、培訓等,緊急但不重要的工作如會議、突然訪客、電話等,不緊急不重要的事情往往對自身的意義不大,如看那些無聊但容易上癮的電視劇和小說、辦公室的閒聊等。

 

(四)合理安排時間

合理安排時間的要求是避免將時間花在瑣碎的事情上面,有時候你花了80%的時間卻得到了20%的回報,避免高付出低迴報現象的一個有效方法是合理安排時間,將時間花在那些回報較高的事情上面,也就是說爭取通過花費20%的時間獲得80%的回報,也就是低付出高回報。

掌握重點可以讓你的工作不致於偏離重心造成誤差,要通過有效的時間管理,確保20%的時間獲得較高回報。

 

(五)爭取協作

組織工作的開展,往往具有一定的節奏性、週期性,作為社會或組織團體中的一員,總要與周邊部門或人員發生必然的聯繫,要讓工作獲得高效率,和周圍的人取得時間上的一致性是非常有必要的,要和對方爭取時間上的協作,取得協作之後,往往就能夠在較短的時間內完成任務。

  

(六)制定規則、遵守紀律

時間管理同其他管理一樣,也需要規則和紀律來約束,在實現時間管理的過程中,通過要求要實現自身的約束,在工作開展的時候,要注意時間的結點,何時開始何時結束都要有一個明確的計劃,受到不能改變的原因影響的時候,要和相關部門及人員及時溝通,將影響最小化。

上述六項原則是時間管理過程中必須要注意的,在做好時間管理的過程中,這六項原則給我們提供了基本的參考。而在時間管理上要走得更遠,不斷探索適合自身的方法是更加重要的。

 

【原文】


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